Sistem Registrasi Event

Efisiensi dan kemudahan akses, proses pendaftaran, hingga pengelolaan data peserta dapat dibilang menjadi salah satu kunci utama kesuksesan penyelenggaraan suatu event.  Untuk mengatasi permasalahan tersebut, sistem registrasi event digital hadir dengan berbagai fitur dan keunggulannya.

Namun sebelum adanya sistem registrasi digital ini, registrasi manual menjadi pilihan yang digunakan. Seiring perkembangan teknologi, registrasi manual ini mulai tergantikan dengan sistem registrasi digital yang menawarkan kemudahan proses registrasi hingga pengelolaan data peserta secara online.  

Daftar 5 Penyedia Sistem Registrasi Event Terbaik

Untuk menjawab kebutuhan akan sistem registrasi digital untuk event tersebut, terdapat beberapa daftar rekomendasi penyedia yang menawarkan berbagai keunggulan dan fitur utamanya. Berikut ini adalah rekomendasi penyedia sistem registrasi digital terbaik yang bisa dipertimbangkan untuk dipilih:  

1. Indotek

Rekomendasi pertama penyedia sistem registrasi terbaik adalah dari Indotek. Indotek adalah vendor sistem registrasi untuk berbagai jenis event dengan pelayanan terlengkap, mulai dari registrasi online, doorprize system,  registrasi on site, voting system, survey, hingga fully customized sistem pengolahan data. 

• Registrasi online: peserta dapat mengakses sistem registrasi secara online dari mana saja. 
• Dashboard admin: memungkinkan admin penyelenggara acara untuk melihat dan memantau data peserta. 
• RSVP: memudahkan peserta melakukan konfirmasi kehadiran. 
• Meal option: peserta bisa memilih menu makanan atau konsumsi acara sesuai dengan preferensi individu. 
• Survey system: peserta dapat mengisi survey seperti terkait kepuasan pelayanan, dan lain-lain yang akan terintegrasi dalam satu sistem.  
• Registrasi on site: memungkinkan sistem di install di server atau counter dan data akan dilakukan sinkronisasi antara website dengan onsite. 
• Voting system: peserta dapat melakukan voting yang langsung terintegrasi dengan data peserta. 
• Fully customized sistem pengolahan data: field data dapat dikostumisasi sesuai kebutuhan penyelenggara acara. 

Indotek telah berpengalaman lebih dari 15 tahun dalam menyediakan layanan sistem registrasi event untuk berbagai acara dengan high quality equipment. Artinya sistem registrasi selalu dilakukan update dan perawatan secara berkala. Karena hal itulah Indotex menjadi solusi efektif untuk berbagai kebutuhan event. 

Indotex dilengkapi dengan excellent team support yang akan membantu jika terdapat kendala teknis pada proses registrasi event mulai dari awal hingga akhir. Selain itu admin Indotex juga selalu fast response untuk membantu dan memenuhi kebutuhan sistem registrasi digital event.

Tidak kalah menariknya adalah Indotex memberikan penawaran harga sistem registrasi dengan harga bersaing. Harga yang ditawarkan ini sesuai dengan kualitas pelayanan yang diberikan. Oleh karena itu sistem registrasi Indotek dapat membantu proses registrasi event menjadi lancar, mudah, dan cepat. 

2. MTM Solusindo

MTM Solusindo menghadirkan software sistem registrasi yang dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan event penyelenggara acara. Terutama bagi pengelola yang membutuhkan keakuratan data kehadiran peserta, sistem yang dihadirkan MTM Solusindo ini juga bisa menjadi solusi efektif untuk dipilih. 

Sistem registrasi ini mencakup berbagai fitur canggih dalam satu software yang terintegrasi. Software tersebut akan mengotomatiskan data dalam seluruh rangkaian proses registrasi peserta, contohnya konfirmasi kedatangan peserta dengan tingkat keakuratan data yang tinggi dan membutuhkan waktu singkat. 

3. Exvilive

Exvilive menyediakan sistem registrasi RFID dan wristband berteknologi canggih yang dirancang khusus untuk memudahkan peserta ketika check in acara. Fitur yang didapatkan dengan memilih sistem registrasi digital dari Exvilive adalah wristband, kiosk, RFID, whatsapp blast, email blast, serta laporan dan statistik. 

Dalam proses registrasinya, Exvilive ini memanfaatkan teknologi gelang atau wristband berbasis RFID dan kiosk RFID gate. Dengan teknologi yang digunakan tersebut memungkinkan peserta bisa masuk ke lokasi acara dengan cepat, aman, dan tanpa perlu khawatir adanya antre panjang. 

4. Aro Development

Aro Development menghadirkan solusi cerdas untuk sistem registrasi event modern. Sistem registrasi yang dihadirkan ini dilengkapi dengan berbagai keunggulannya, mulai dari proses registrasi peserta lebih mudah dan cepat sehingga akan menciptakan pengalaman terbaik untuk seluruh peserta event. 

Aro Development menyediakan sistem registrasi digital yang berbasis website dengan memanfaatkan teknologi terkini. Dalam satu platform terintegrasi tersebut, mulai dari tahapan pendaftaran peserta hingga pengolahan data oleh penyelenggara acara dapat dilakukan dengan cepat, mudah, dan efisien.  

5. Registrasi.co

Terutama bagi EO, WO, dan klien, Registrasi.co dapat memberikan solusi sistem registrasi event sesuai kebutuhan penyelenggaraan berbagai event. Mulai dari event yang diselenggarakan di Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Makassar, Medan, Palembang, Lampung, dan kota-kota lainnya. 

Registrasi.co telah berpengalaman dalam melayani sistem registrasi digital untuk berbagai event sejak 2010. Dengan berbekal pengalaman yang panjang inilah membuat Registrasi.co memberikan pelayanan terbaik untuk kliennya. Selain itu juga terus berkomitmen untuk mengembangkan networking di industri event. 

Perbedaan Registrasi Manual vs Sistem Registrasi Event Digital

Dalam penyelenggaraan event modern, perubahan dari registrasi manual ke digital menjadi transformasi yang dapat dibilang cukup signifikan. Transformasi ini berupa perubahan penggunaan teknologi hingga peningkatan keamanan data. Inilah perbedaan antara registrasi event manual dan digital dari beberapa aspek: 

1. Metode Pencatatan Data Registrasi

Registrasi manual mengharuskan setiap peserta menuliskan data secara manual dengan memanfaatkan alat tulis seperti buku, formulir kertas, dan pulpen. Hal ini bisa merepotkan peserta karena harus bergantian dalam menggunakan alat tulis. Selain itu meja registrasi juga rawan kotor akibat coretan dari pulpen. 

Lain halnya dengan sistem registrasi digital, metode pencatatan datanya bisa dilakukan secara online melalui satu web sistem yang terintegrasi. Contohnya, mengisi formulir pendaftaran secara online, menerima konfirmasi kehadiran secara otomatis, hingga mendapatkan e-ticket atau QR code. 

2. Efisiensi Waktu Proses Registrasi 

Sistem registrasi event manual membutuhkan waktu lebih lama dalam mencatat dan mengelola data peserta acara secara keseluruhan. Selain itu peserta juga seringkali lupa membawa undangan fisik. Hal ini menyebabkan antrian panjang dan membuat proses registrasi peserta menjadi lebih lama. 

Sedangkan sistem registrasi digital pihak penyelenggara acara maupun peserta tidak perlu mengkhawatirkan akan adanya antrian panjang ketika proses registrasi. Proses pendaftaran bisa disederhanakan sehingga data akan langsung masuk ke sistem secara otomatis dan bisa di update secara real time. 

3. Pengolahan Data Registrasi 

Pengolahan data registrasi manual dimasukkan secara manual oleh pihak pengelola acara ke dalam database atau spreadsheet. Cara ini rentan mengalami kesalahan input data peserta dan membutuhkan waktu lebih lama dalam pengolahan data registrasi. 

Pengolahan data registrasi seperti jumlah pendaftar, demografi peserta, hingga insight lainnya dapat lebih mudah dipantau melalui dashboard web sistem registrasi. Data secara otomatis tersimpan dalam database sistem sehingga minim terjadinya human error. Bahkan data juga bisa dipantau secara real time.  

4. Pembaharuan Data Registrasi

Terkadang terdapat beberapa data yang perlu dilakukan pembaharuan. Jika registrasi manual maka akan lebih sulit dan membutuhkan waktu lebih banyak untuk dilakukan pembaharuan data peserta yang telah dicatat. 

Namun jika menggunakan sistem registrasi event maka proses pembaharuan data peserta bisa dilakukan lebih mudah dan cepat karena data disimpan secara otomatis dalam satu database yang rapi dan mudah diakses. Bisa diperbarui secara otomatis melalui sistem. 

5. Akurasi dan Keamanan Data Registrasi

Data peserta pada registrasi manual biasanya disimpan di kertas atau spreadsheet manual. Cara ini berdampak pada tingkat akurasi datanya yang menurun dan keamanannya kurang terjamin. Selain itu juga rentan mengalami human error seperti pihak pengelola salah mencatat, data ganda, hingga data hilang. 

Bandingkan dengan sistem registrasi event digital. Registrasi digital ini dilengkapi dengan enkripsi dan proteksi digital untuk menjaga data peserta. Pengelolaan data peserta juga bersifat otomatis dan terkomputerisasi. Sehingga data peserta lebih aman dan tingkat akurasinya lebih tinggi. 

6. Pengelolaan untuk Acara Skala Besar

Untuk event skala besar terutama ketika peserta mencari tempat duduk, registrasi manual cenderung memakan banyak waktu dan menimbulkan antrian. Apalagi jika jumlahnya sangat banyak hingga ribuan, hal ini tentunya merepotkan penyelenggara acara mencarikan tempat duduk dan peserta menunggu lama.  

Namun sistem registrasi digital ini sangat efektif dipilih untuk mengelola acara skala besar. Sistem dilengkapi dengan kemampuan untuk menangani banyak data peserta secara akurat dalam waktu singkat. Kini saatnya beralih ke sistem registrasi event profesional dengan segudang keunggulannya. Mulai dari metode pencatatan data registrasi yang lebih mudah dan cepat hingga pengelolaan untuk acara skala besar. Untuk menikmati berbagai keunggulan tersebut, pertimbangkan rekomendasi penyedia di atas.